Efficiënter (samen)werken

Met de projecten Spoor 1, Spoor 2 en Spoor 3 helpt Cedris de sociale werkbedrijven met enerzijds het doorvoeren van bezuinigingen en anderszijds een efficiëntere bedrijfsvoering. De ondersteuning vindt plaats met onder meer onderzoek, advies en de introductie van nieuwe processen.

Drie projecten ter ondersteuning bezuinigingen SW-bedrijven
 
Spoor 1: optimalisering van het verdienvermogen in het SW-bedrijf. Hierin staat de vraag centraal aan welke knoppen je kunt draaien om geld te besparen of meer opbrengst te realiseren. Er zijn 30 bedrijven doorgelicht. Dit traject is eind 2013 afgerond. 
Spoor 2: Optimaliseren van het verdienvermogen door samenwerking tussen sociale werkbedrijven in de regio. Er zijn in zes arbeidsmarktregio’s pilots gedaan om de mogelijkheden voor die samenwerking te onderzoeken. Spoor 2 is eind 2014 afgerond. 
Spoor 3: Optimalisering van het verdienvermogen door samenwerking in de keten. Dit project loopt nog. Er wordt onderzocht hoe in de keten besparingen kunnen worden gerealiseerd door een efficiënte organisatie van werkprocessen. In dit dossier beschrijven we spoor 3 globaal. Dit onderdeel wordt in een apart dossier uitgebreider toegelicht.

Stand van Zaken

Het programma Optimalisering van het verdienvermogen in de SW is eind 2012 begonnen met een pilot bij 8 bedrijven, verspreid door het land. Deze eerste fase van het project heeft vlak voor de zomer van 2013 geresulteerd in twee rapporten: ‘Optimalisering van het verdienvermogen’ en ‘Een financieel toekomstperspectief voor het SW-bedrijf na 2013’

Na dit eerste verkennende onderzoek is het optimaliseringsprogramma in 3 richtingen, de zogeheten sporen, verder uitgewerkt.

Spoor 1: optimalisering in eigen huis

Dit traject is inmiddels afgerond. Hiervoor is bij 30 SW-bedrijven de interne bedrijfsvoering doorgelicht. Alle deelnemende bedrijven hebben een rapportage ontvangen over verbeterpunten in eigen huis. De zes thema’s waarvoor onderzocht is of besparingen mogelijk zijn, zijn:

  1. Van binnen naar buiten
  2. Optimaliseren werksoorten
  3. Acquireren van werk
  4. Kosten begeleiding en staf
  5. Kosten infrastructuur
  6. Loonkosten SW

Over de opbrengst van de doorlichtingen uit spoor 1 is een evaluatierapport geschreven: “Optimale Arbeidsontwikkeling - Beperking financiële risico’s in de publieke dienstverlening aan de onderkant van de arbeidsmarkt”. Verderop in dit dossier worden de belangrijkste leerpunten uit deze evaluatie op een rijtje gezet.

Spoor 2: optimalisering door samenwerking in de regio 

Ook dit traject is afgerond. Eind 2013 zijn 6 regionale plannen goedgekeurd waarin groepjes sociale werkbedrijven de mogelijkheden voor samenwerking in dezelfde regio hebben onderzocht. Op veel plaatsen resulteerden deze verkenningen in agenda’s en plannen voor vervolgactie. Alle zes deelnemende regio’s leverden een rapport op met de resultaten van de gezamenlijke activiteiten.

Nadere analyse van de resultaten wijst uit dat de volgende vijf thema’s goede kansen bieden om in samenwerking toegevoegde waarde te creëren:

  • Een regionaal aanbod van werkgeversdiensten
  • Een gezamenlijke detacheringsfaciliteit
  • Passend werk voor de participatie-doelgroep
  • Toekomstbestendig aanbieden van intern/ beschut werk
  • Krachten bundelen in staffuncties en overhead

Ook over de ervaringen in ‘spoor 2’ is een evaluatierapport geschreven waarin deze thema’s verder zijn uitgewerkt: “Samen sterker: een stimulans voor regionale samenwerking tussen SW-bedrijven”. In het vervolg van dit dossier zetten we de belangrijkste leerpunten op een rij.
Cedris heeft van het ministerie van SZW budget gekregen om spoor 2 in 2015 een vervolg te geven.

Spoor 3: optimalisering door samenwerking in de keten, een optimale weg naar participatie 

Het derde spoor van het optimaliseringsprogramma, is ingebed in het ondersteuningsprogramma van de Programmaraad, waarin Cedris samenwerkt met Divosa, UWV en VNG. Onder de titel ‘Een Optimale weg naar participatie’, wordt kennis over het optimaliseren van de keten ontwikkeld. Het onderzoek is erop gericht gemeenten te helpen om op systematische wijze na te denken over een doelmatige inrichting van de uitvoeringsorganisatie Participatiewet. De vraag is: aan welke knoppen kan en moet worden gedraaid om te komen tot de meest doelmatige inrichting. Het instrument dat ontwikkeld wordt, moet gemeenten helpen, op grond van afwegingen over de kosten en baten, het instrumentarium voor hun burgers optimaal in te richten en zo de zelfredzaamheid te bevorderen en uitkeringsafhankelijkheid te voorkomen.  
 
De uitkomsten van het programma zijn niet alleen nu bij de voorbereiding op de Participatiewet relevant, maar blijven dat ook in de komende jaren. Het onderzoek wijst uit dat sommige gemeenten al ver gevorderd zijn met de inrichting van de uitvoering. Andere gemeenten staan nog aan het begin en zijn tot op zekere hoogte nog zoekende. Bij de uitvoering van het eerste deel van het programma blijken noodzaak en relevantie ook in de praktijk. 

De bevindingen van de eerste fase van dit onderzoek zijn eind november vastgelegd in een rapport. De Stuurgroep van de Programmaraad heeft in haar vergadering op 1 december 2014 met instemming en waardering kennis genomen van het in de afgelopen maanden verzette werk en is van mening dat dit een grondige basis biedt voor de vervolgaanpak.

Opbrengsten spoor 1

De opbrengst van spoor 1 van het optimaliseringsprogramma laat zich niet in een paar woorden vangen. In 30 bedrijven is de bedrijfsvoering van de organisaties doorgelicht, uitmondend in een rapport waarmee deze bedrijven hun voordeel konden doen. Een aantal noties die breed gelden:

Verbeterpotentieel beperkt

Uit de 30 onderzoeken blijkt dat er overal nog wel iets te verbeteren valt, maar ook dat er de afgelopen periode veel energie is gestoken in verbetering van de bedrijfsvoering van sociale werkbedrijven. De bevindingen uit de onderzoeken van spoor 1 wijzen mede daarom uit dat het optimaliseringspotentieel beperkt is. Ze bevestigen de inschatting dat het verbeterpotentieel per bedrijf varieert van € 300,- tot € 1.750,- per fte.

Pas op voor concurrentie in het publieke domein

Ook laat het onderzoek in de 30 SW-bedrijven zien dat het (te) sterk sturen op het 'naar buiten' plaatsen van de doelgroep kan leiden tot onhaalbare verwachtingen en een neerwaartse spiraal bij de zwakste medewerkers: de hoeveelheid werk voor deze groep is beperkt en de concurrentie om eenvoudig werk (zoals in- en ompakwerk en assemblage) is groot. Soms worden daardoor tarieven afgesproken voor deze werkzaamheden, die verre van kostendekkend zijn. 
Om een neerwaartse prijsspiraal te doorbreken is het belangrijk dat gemeenten in overleg met hun uitvoerders hun verantwoordelijkheid nemen ten aanzien van de prijsvorming. Daarvoor staan verschillende instrumenten ter beschikking, waaronder:

  • Inbesteden
  • Social return on investment
  • Sturen op loonwaarde

Demotie

De belangrijkste kostenpost binnen de SW zijn de loonkosten van SW-ers. Deze kosten zijn slechts beperkt te beïnvloeden: de cao is sterk bepalend voor het beloningsniveau. Het onderzoek wijst uit dat er op het terrein van loonkosten ook weinig actie wordt ondernomen. Per saldo heeft dit ook maar een beperkte invloed op het beloningsniveau als geheel. Temporisering van het toekennen van hogere functieschalen (met name bij detacheringen) komt weinig voor en actief demotie-beleid is er nauwelijks. Toch kan dit op termijn wel degelijk effect hebben op de hoogte van de loonkosten. Conclusie uit nader onderzoek voor één van de bedrijven is dat demotiebeleid een bruikbaar instrument kan zijn om leeftijdsbewust personeelsbeleid gestalte te geven. Dit beleid dient echter wel zorgvuldig te worden ingebed in het brede beoordelings- en beloningsbeleid. Over dit onderwerp is een apart adviesrapport geschreven voor 1 van de deelnemende organisaties: Demotie en sociale werkvoorziening.

Opbrengsten spoor 2

De projecten in de 6 regio’s hebben uitgewezen dat regionale samenwerking tussen sociale werkbedrijven het huidige aanbod aan werk voor de zwakste doelgroep duurzaam kan borgen. Samenwerking tussen collega-bedrijven creëert nieuwe mogelijkheden om mensen te laten participeren bij reguliere werkgevers.

Bijvoorbeeld door het realiseren van een gezamenlijke detacheringsfaciliteit met een duidelijk gezicht naar de werkgevers in de regio. Met een dergelijk aanbod kan de doelgroep zo veel mogelijk extern worden geplaatst en worden werkgevers in de regio ontzorgd. Bovendien kan dit leiden tot reductie van de uitvoeringskosten. De dienstverlening die de sociale werkbedrijven gezamenlijk kunnen aanbieden kan bestaan uit diensten op het gebied van diagnose, training, opleiding en werk. Ook op het terrein van werksoorten kan samenwerking tussen sociale werkbedrijven meerwaarde creëren bijvoorbeeld door eenduidigheid te realiseren in de tariefstructuur en bij de acquisitie van nieuwe opdrachten. Het ontwikkelen van gezamenlijke uitvoeringsorganisaties voor deze werksoorten kan helpen het personeel optimaal in te zetten. Zo kan de omzet in deze werksoorten worden vergroot en meer werk voor de brede doelgroep van de participatiewet georganiseerd worden, tegen lagere kosten. Hieronder lopen we de thema’s even na.

Een regionaal aanbod van werkgeversdiensten

Sociale werkbedrijven kunnen op regionaal niveau het initiatief nemen om een gezamenlijk dienstverleningsaanbod te ontwikkelen voor werkgevers in de regio. Dit dienstverleningsaanbod is erop gericht om werkgevers te ontzorgen wanneer zij mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst nemen. Het gaat dan om drie clusters van dienstverlening die de sociale werkbedrijven gezamenlijk kunnen aanbieden om werkgevers te ondersteunen bij de inschakeling van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in hun organisatie:

  1. Diensten op het gebied van diagnose, zoals diagnose-en loonwaardebepalingsinstrumenten, arbeidsdeskundig onderzoek en het beoordelen van medewerkers.
  2. Diensten op het gebied van training en opleiding zoals een individueel ontwikkelingsplan, training voor werkgevers over begeleiding van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, jobcoaching van werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt en sollicitatietraining en loopbaanbegeleiding.
  3. Diensten op het gebied van werk, zoals werken met behoud van uitkering voor werknemers in spoor 2 re-integratie en (advies over) jobcarving en jobcreation om nieuwe banen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Het voordeel van het gezamenlijk aanbieden van deze instrumenten in de regio is dat werkgevers een herkenbaar en uniform ondersteuningsaanbod krijgen met een hoge kwaliteit. Door de bundeling van de mensen en middelen van de samenwerkende sociale werkbedrijven kan bovendien een slagvaardige uitvoering van de diensten voor de regio gerealiseerd worden.

Een gezamenlijke detacheringsfaciliteit

Uit de verkenning komt naar voren dat het inrichten van een gezamenlijke detacheringsfaciliteit voor werkgevers, werknemers en gemeenten de volgende voordelen biedt: borging van een uniform aanbod met bijbehorend instrumentarium voor werkgevers in de regio; vergroten van marktbereik door bundeling van netwerken en acquisitiekracht, vergroting van de kans op een goede match tussen werkgevers en werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Uit de projecten komen ook een aantal succesfactoren naar voren waaraan een gezamenlijke detacheringsfaciliteit moet voldoen:

  • Een proefperiode van (maximaal) 3 maanden zou standaard onderdeel moeten zijn van het detacheringsaanbod;
  • Loonkostensubsidies zijn voor zowel werkgevers als voor gemeenten in veel gevallen snel rendabel. Voor werkgevers is van belang dat de loonkostensubsidie structureel ingezet kan worden;
  • Een goede matching tussen werknemer en werkgever is essentieel: dit vraagt om kennis en kunde van de organisatie die de detacheringen uitvoert.

Passend werk voor de participatie-doelgroep 

Gemeenten zijn zelf opdrachtgever voor relevante werksoorten zoals groen en schoonmaakwerk. In de regio’s die hebben deelgenomen zien we verschillende, vergelijkbare ontwikkelingen:

  1. Gemeenten gaan steeds meer over tot openbare aanbestedingstrajecten voor dit type werkzaamheden, waardoor sociale werkbedrijven moeten concurreren met private bedrijven en
  2. Gemeenten zoeken naar mogelijkheden om deze, vaak economisch rendabele, bedrijfsonderdelen van sociale werkbedrijven te privatiseren om zo de sociale werkbedrijven in omvang af te bouwen.

Deze ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat deze werksoorten op termijn voor de brede doelgroep van de Participatiewet minder toegankelijk worden. Met private bedrijven worden in het kader van social return en bij privatisering wel afspraken gemaakt over instroom van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en overname van deze groep werknemers maar de vraag is of deze afspraken op de langere termijn duurzaam te verankeren zijn. Ook kan de kwaliteit van de dienstverlening van de sociale werkbedrijven die deze werksoorten aanbieden onder druk komen te staan als de instroom van de werknemers in de sociale werkvoorziening stopt.

Om ook in de toekomst passend werk voor de doelgroep te borgen en kwaliteit van dienstverlening aan opdrachtgevers te garanderen, kan samenwerking tussen sociale werkbedrijven onderling en tussen sociale werkbedrijven en private bedrijven een oplossing zijn. Samenwerking tussen sociale werkbedrijven vergroot de acquisitiekracht van de bedrijven en verkleint de risico’s die ontstaan door het terugvallen van de instroom. De samenwerking voor deze werksoorten kan bijvoorbeeld vorm krijgen door: het hanteren van een gezamenlijke tariefstructuur, gezamenlijke acquisitie van nieuwe klanten + afspraken over marktbereik (zodat sociale werkbedrijven elkaar niet beconcurreren in aanbestedingstrajecten) en/of het ontwikkelen van een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie voor deze werksoorten door sociale werkbedrijven onderling en door sociale werkbedrijven en private bedrijven.

Toekomstbestendig aanbieden van intern/beschut werk 

Ook in de toekomst zal behoefte blijven bestaan aan beschutte werkplekken. Dit werk bestaat nu voor een belangrijk deel uit verpakkingswerkzaamheden. Het binnenhalen van voldoende werk is een continue uitdaging waar alle sociale werkbedrijven voor staan. Uit de projecten blijkt dat er in de regio’s vaak overlap is in activiteiten van sociale werkbedrijven wat in een aantal gevallen tot onderlinge concurrentie en tot prijsdruk leidt. Daarom is winst te halen door het acquireren en organiseren van (beschut) werk vanuit één (marketing)platform. Zo kan een sociale, herkenbare en attractieve propositie worden ontwikkeld met schaalvoordelen in de uitvoering zoals schaalbaarheid, flexibiliteit en organisatievermogen; Ook ontstaan nieuwe mogelijkheden om te acteren in niche-markten en kunnen opdrachten verdeeld worden naar capaciteit, behoefte en competentie van elke individuele SW organisatie. Daarbij kunnen de prijsdruk en kosten van de bedrijfsvoering worden gereduceerd. Tenslotte zijn er aanwijzingen dat een gezamenlijk aanbod van sociale werkbedrijven een factor kan zijn die de aantrekkelijkheid van een regio als vestigingsgebied versterkt.

Krachten bundelen in staffuncties en overhead 

Bij een aantal sociale werkbedrijven is onderzocht of er voordelen te behalen zijn door de krachten te bundelen in staf en overhead. Voor veel sociale werkbedrijven geldt dat zij hun ondersteunende taken met een relatief kleine staf moeten uitvoeren. Door taken te bundelen kan kennis vergroot worden, gaat de kwaliteit van de geboden ondersteuning omhoog en kan op onderdelen ook een efficiencyslag gemaakt worden. Daarnaast blijkt uit de verkenningen dat Sociale werkbedrijven ook hun gezamenlijke infrastructuur aan gebouwen en machines beter kunnen benutten door samen te werken. Voorwaarde hiervoor is wel dat de bedrijven geografisch gezien niet al te ver van elkaar liggen.

Wat vindt Cedris?

De invoering van de Participatiewet brengt met zich mee dat vanaf 2015 meer moet gebeuren met minder geld. Cedris vindt dat de schaarse middelen zo efficiënt mogelijk moeten worden ingezet. Het optimaliseringsprogramma van Cedris is primair bedoeld om dit zowel regionaal als op bedrijfsniveau te ondersteunen. Maar de uitdaging is ook om de kennis en ervaring breder op te pakken en te onderzoeken hoe de in keten het verdienvermogen geoptimaliseerd kan worden. Veel bestuurlijke energie zit nog op de organisatorische vraagstukken en op de vraag welke organisatie welke taken gaat vervullen (de structuurdiscussie). Het is belangrijk om ook te investeren in praktische verkenningen en experimenten. Cedris doet dit samen met VNG, Divosa en UWV in het kader van het implementatieprogramma voor de Participatiewet van de Programmaraad. Uiteindelijk is het geen kwestie van óf regionale sectorale samenwerking óf ketensamenwerking, maar een kwestie van samenwerking met de juiste partners op de juiste onderdelen. Dit betekent dat op ieder van deze drie niveaus gehandeld moet worden en vervolgacties noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering te verbeteren en besparingen te realiseren naar een efficiënte en effectieve uitvoering van de Participatiewet.

Wat doet Cedris?

Stimulering regionale samenwerking in 2015 (vervolg ‘spoor 2)

Cedris stimuleert haar leden om de regionale samenwerking met urgentie op te pakken. De verkenningen wijzen uit dat alleen door goed samen te werken, sociale werkbedrijven een belangrijke partner in de arbeidsmarktregio’s kunnen zijn. Cedris wil haar leden daarom graag ondersteunen bij het opzetten en ontwikkelen van samenwerkingsarrangementen in de regio.

In 2015 heeft Cedris opnieuw subsidie van het ministerie SZW gekregen voor een vervolg op ‘spoor 2’. Het geld is bedoeld om de regionale samenwerking tussen sociale werkbedrijven in regio’s verder te bevorderen. Daarbij kan gedacht worden aan een systematische verkenning van de mogelijkheden voor samenwerking tussen sw-bedrijven. Sinds SZW €30 mln uit de motie Kerstens voor het sectorplan beschikbaar heeft gesteld, is het belang van dit onderdeel alleen maar groter geworden. Naar aanleiding van de eerste ervaringen bij het ontwikkelen van deze regionale sectorplannen is er een onderwerp aan de agenda van ‘spoor 2’ toegevoegd, namelijk: de voorwaarden voor een goede samenwerking. Uit de ervaringen met samenwerking in de 6 regio’s bleek namelijk dat naast de inhoud ook kennis over het proces van samenwerking en het organiseren en besturen ervan relevant is. Een goede propositie op inhoud alleen is niet voldoende. Om effectief te zijn moet de samenwerking tussen de SW-bedrijven, gemeenten en UWV in de regio ook ingebed worden in een logische en effectieve organisatie- en governancestructuur. Daarom ontwikkelen we een handreiking over hoe een proces van samenwerking vorm gegeven kan worden, welke stappen daarin doorlopen moeten worden en wat de consequenties zijn van verschillende organisatiemodellen en bijbehorende sturingsinstrumenten voor eigen rol en organisatie.

Verder voorziet dit traject in een verdieping van de kennis en ervaring met detachering en beschut werk. Zo worden een aantal noodzakelijke (juridische en arbeidsrechtelijke) aspecten om tot een gezamenlijke aanpak in het detacheren te komen, beschreven en opgenomen in een werkwijzer voor het inrichten van een gezamenlijke faciliteit in de regio. Een vergelijkbare exercitie vindt plaats rondom nieuwe vormen van bedrijfsvoering voor intern / beschut werk. De te ontwikkelen werkwijzers biedt inzicht in de verschillende organisatorische vormen waarmee in samenwerking concepten voor de zwakste doelgroep kunnen worden georganiseerd. We maken bij de uitwerking gebruik van de uitkomsten uit de eerdere sporen 1 en 2 uit het optimaliseringsprogramma.

Voor alle producten (handreiking samenwerking, werkwijzer detachering en werkwijzer beschut werk) geldt dat zij in het eerste kwartaal 2016 beschikbaar komen op deze website.

Spoor 3: optimalisering door samenwerking in de keten: een optimale weg naar participatie

Het programma ‘de optimale weg naar participatie’, dat Cedris in 2014 en 2015 ism Divosa uitvoerde in opdracht van de Programmaraad, biedt gemeenten inzicht in de consequenties van de beleidskeuzes die zij maken bij de implementatie van de Participatiewet. Door informatie over de onderlinge samenhang van keuzes en (financiële) consequenties kunnen zij beter geïnformeerd besluiten nemen over de inzet van middelen en de inrichting van processen. In het najaar van 2015 zijn 4 producten opgeleverd:

  • Het financieel dashboard Participatiewet (FDP): een rekentool + handleiding over de beschikbare budgetten en de mogelijkheden om hierop te sturen
  • De P-wet-scan: een benchmarkinstrument en reviewtool voor de implementatie van de P-wet. Gemeenten kunnen hiermee bepalen op welke onderdelen nadere actie nodig is om de Participatiewet tot een succes te maken
  • Verdiepend rapport schoolverlaters
  • Verdiepend rapport sturingsmogelijkheden

Al de genoemde producten zijn ook beschikbaar gesteld op de website van de Programmaraad: www.samenvoordeklant.nl.

Het is onze ambitie om in 2016 het gebruik van de in 2015 ontwikkelde tools te bevorderen en te ondersteunen bij het gebruik ervan. Zo zijn we van plan een Webinar rondom het gebruik van het FDP organiseren. Gebruikers van deze tool hebben aangegeven, behoefte te hebben aan uitleg over de mogelijkheden. Het gebruik van de P-wet scan willen we bevorderen door de inzet van de aanjagers van de Programmaraad. Zij kunnen u ondersteunen bij het reviewen van uw activiteiten rondom de implementatie van de wet. Ten slotte zijn we van plan bijeenkomsten te organiseren rondom het gebruik van de rapporten schoolverlaters en sturingsmodellen. Het rapport over sturingsmodellen zal hiervoor voorzien worden van verhelderende infographics. Mocht u geïnteresseerd zijn in (één of meer van) deze vervolgacties, kunt u contact opnemen met de dossierhouder.