Efficiënter (samen)werken

Met de projecten Spoor 1, Spoor 2 en Spoor 3 helpt Cedris de sociale werkbedrijven met enerzijds het doorvoeren van bezuinigingen en anderszijds een efficiëntere bedrijfsvoering. De ondersteuning vindt plaats met onder meer onderzoek, advies en de introductie van nieuwe processen.

Het programma Optimalisering van het verdienvermogen in de SW is eind 2012 begonnen met een pilot bij 8 bedrijven, verspreid door het land. De eerste fase van het project heeft vlak voor de zomer van 2013 geresulteerd in twee rapporten: ‘Optimalisering van het verdienvermogen’ en ‘Een financieel toekomstperspectief voor het SW-bedrijf na 2013’
Na de eerste verkennende onderzoeken is het optimaliseringsprogramma in 3 richtingen (‘spoor 1, 2 en 3’) uitgewerkt. Het programma is in de loop van 2016 afgerond. Met de projecten in het kader van het optimaliseringsprogramma ondersteunt Cedris haar leden met enerzijds het doorvoeren van bezuinigingen en anderzijds een efficiëntere bedrijfsvoering. De ondersteuning vond plaats met onder meer onderzoek, advies en de introductie van nieuwe werkprocessen. Projecten van het optimaliseringsprogramma vonden plaats op 3 verschillende ‘sporen’:

 
Spoor 1: optimalisering van het verdienvermogen in het SW-bedrijf. 
Hierin staat de vraag centraal aan welke knoppen je kunt draaien om geld te besparen of meer opbrengst te realiseren. Er zijn 30 bedrijven doorgelicht. Dit traject is eind 2013 afgerond. 

Spoor 2: Optimaliseren van het verdienvermogen door samenwerking tussen sociale werkbedrijven in de regio. 
Er zijn in zes arbeidsmarktregio’s pilots gedaan om de mogelijkheden voor die samenwerking te onderzoeken. Spoor 2 is eind 2014 afgerond. 

Spoor 3: Optimalisering van het verdienvermogen door samenwerking in de keten. 
Dit project is door de programmaraad opgepakt en is in de loop van 2016 afgerond. Er is onderzocht hoe in de keten besparingen kunnen worden gerealiseerd door een efficiënte organisatie van werkprocessen. 

De belangrijkste lessen en opbrengsten uit het programma zijn verderop in dit dossier, per spoor, opgenomen.

Lessen optimaliseringsprogramma

Spoor 1: optimalisering in eigen huis

Voor dit onderdeel is bij 30 SW-bedrijven de interne bedrijfsvoering doorgelicht. Alle deelnemende bedrijven hebben een rapportage ontvangen over verbeterpunten in eigen huis. Over het geheel is een evaluatierapport geschreven: “Optimale Arbeidsontwikkeling - Beperking financiële risico’s in de publieke dienstverlening aan de onderkant van de arbeidsmarkt”. Een aantal noties uit de interne trajecten:

Verbeterpotentieel beperkt

Uit de 30 onderzoeken blijkt dat er overal nog wel iets te verbeteren valt, maar ook dat er de afgelopen periode veel energie is gestoken in verbetering van de bedrijfsvoering van sociale werkbedrijven. De bevindingen uit de onderzoeken van spoor 1 wijzen mede daarom uit dat het optimaliseringspotentieel beperkt is. Ze bevestigen de inschatting dat het verbeterpotentieel per bedrijf varieert van € 300,- tot € 1.750,- per fte.

Pas op voor concurrentie in het publieke domein

Ook laat het onderzoek in de 30 SW-bedrijven zien dat het (te) sterk sturen op het 'naar buiten' plaatsen van de doelgroep kan leiden tot onhaalbare verwachtingen en een neerwaartse spiraal bij de zwakste medewerkers: de hoeveelheid werk voor deze groep is beperkt en de concurrentie om eenvoudig werk (zoals in- en ompakwerk en assemblage) is groot. Soms worden daardoor tarieven afgesproken voor deze werkzaamheden, die verre van kostendekkend zijn. Om een neerwaartse prijsspiraal te doorbreken is het belangrijk dat gemeenten in overleg met hun uitvoerders hun verantwoordelijkheid nemen ten aanzien van de prijsvorming. Daarvoor staan verschillende instrumenten ter beschikking:

  • Inbesteden
  • Social return on investment
  • Sturen op loonwaarde

Demotie

De belangrijkste kostenpost binnen de SW zijn de loonkosten van SW-ers. Deze kosten zijn slechts beperkt te beïnvloeden: de cao is sterk bepalend voor het beloningsniveau. Het onderzoek wijst uit dat er op het terrein van loonkosten ook weinig actie wordt ondernomen. Per saldo heeft dit ook maar een beperkte invloed op het beloningsniveau als geheel. Temporisering van het toekennen van hogere functieschalen (met name bij detacheringen) komt weinig voor en actief demotie-beleid is er nauwelijks. Toch kan dit op termijn wel degelijk effect hebben op de hoogte van de loonkosten. Conclusie uit nader onderzoek voor één van de bedrijven is dat demotiebeleid een bruikbaar instrument kan zijn om leeftijdsbewust personeelsbeleid gestalte te geven. Dit beleid dient echter wel zorgvuldig te worden ingebed in het brede beoordelings- en beloningsbeleid. Over dit onderwerp is een apart adviesrapport geschreven voor 1 van de deelnemende organisaties: Demotie en sociale werkvoorziening.

Spoor 2: optimalisering door samenwerking in de regio 

Eind 2013 zijn 6 regionale plannen goedgekeurd waarin sociale werkbedrijven uit die regio de mogelijkheden voor samenwerking in dezelfde arbeidsmarktregio hebben onderzocht. Alle zes deelnemende regio’s leverden een rapport op met de resultaten van de gezamenlijke activiteiten. In alle regio’s bleek een goede relatie met de gemeente(n) voorwaarde voor succes te zijn: niet alleen de inhoud, ook het proces van samenwerking, de organisatie en besturing ervan is relevant. Een logische governance-structuur bevordert de effectiviteit van de samenwerking tussen de SW-bedrijven onderling maar ook met gemeenten en UWV. Ter ondersteuning hiervan ontwikkelden we een handreiking over besturing en hoe het proces van samenwerking vorm gegeven kan worden.

De ervaringen in de projecten uit de 6 regio’s wijzen uit dat regionale samenwerking tussen sociale werkbedrijven het huidige aanbod aan werk voor de zwakste doelgroep duurzaam kan borgen. Samenwerking tussen collega-bedrijven creëert nieuwe mogelijkheden om mensen te laten participeren bij reguliere werkgevers. De volgende vijf thema’s bieden goede kansen om in samenwerking toegevoegde waarde te creëren:

  • Een gezamenlijke detacheringsfaciliteit
  • Een regionaal aanbod van werkgeversdiensten
  • Passend werk voor de participatie-doelgroep
  • Toekomstbestendig aanbieden van intern/ beschut werk
  • Krachten bundelen in staffuncties en overhead

In 2014 is een evaluatierapport geschreven waarin deze thema’s benoemd zijn: “Samen sterker: een stimulans voor regionale samenwerking tussen SW-bedrijven”. Als vervolg op deze evaluatie zijn op het terrein van beschut werk en detachering – met subsidie van SZW – instrumenten ontwikkeld, die in aparte dossiers zijn beschreven. Hieronder staat een korte beschrijving van de belangrijkste bevindingen per thema.

Gezamenlijke detacheringsfaciliteit

Een gezamenlijke detacheringsfaciliteit met een duidelijk gezicht naar de werkgevers in de regio kan ondersteunen bij het extern plaatsen van de doelgroep en het ontzorgen van werkgevers in de regio. Bovendien kan het leiden tot reductie van de uitvoeringskosten en optimale inzet van personeel. Dienstverlening die sociale werkbedrijven gezamenlijk kunnen aanbieden, kan bestaan uit diensten op het gebied van diagnose, training, opleiding en werk. Samenwerking kan leiden tot eenduidigheid in de tariefstructuur en vergroting van marktbereik door bundeling van netwerken en acquisitiekracht.

Uit de projecten blijkt een aantal factoren bij te dragen aan een succesvolle detachering:

  • Een proefperiode van (maximaal) 3 maanden als standaard onderdeel van het detacheringsaanbod
  • Loonkostensubsidies zijn in veel gevallen snel rendabel. Voor werkgevers is van belang dat de loonkostensubsidie structureel ingezet kan worden
  • Een goede matching tussen werknemer en werkgever is essentieel: dit vraagt om kennis en kunde van de organisatie die de detacheringen uitvoert.

Een detacheringsfaciliteit wordt genoemd als noodzakelijk instrument in de SER-verkenning over de sociale infrastructuur voor kwetsbare groepen binnen de Participatiewet. Cedris heeft een apart dossier over het detachering op de website.

Regionaal aanbod van werkgeversdiensten

Een gezamenlijk dienstverleningsaanbod voor werkgevers in de regio omvat idealiter drie clusters van dienstverlening om werkgevers te ondersteunen bij de inschakeling van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in hun organisatie:

  1. Kennis en dienstverlening op het gebied van diagnose-en loonwaardebepaling, arbeidsdeskundig onderzoek en het beoordelen van medewerkers.
  2. Kennis en dienstverlening op het gebied van training en opleiding zoals een individueel ontwikkelingsplan, training voor werkgevers over begeleiding van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, jobcoaching van werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt en sollicitatietraining en loopbaanbegeleiding.
  3. Kennis en dienstverlening op het gebied van werk, zoals werken met behoud van uitkering voor werknemers in spoor 2 re-integratie en (advies over) jobcarving en jobcreation om nieuwe banen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Het voordeel van het gezamenlijk aanbieden van deze instrumenten is dat werkgevers een regionaal herkenbaar en uniform ondersteuningsaanbod krijgen met een hoge kwaliteit.

Passend werk voor de participatie-doelgroep 

Gemeenten zijn zelf opdrachtgever voor relevante werksoorten zoals groen en schoonmaakwerk. In de regio’s die hebben deelgenomen zien we verschillende, vergelijkbare ontwikkelingen:

  1. Gemeenten gaan steeds meer over tot openbare aanbestedingstrajecten voor dit type werkzaamheden, waardoor sociale werkbedrijven moeten concurreren met private bedrijven en
  2. Gemeenten zoeken naar mogelijkheden om deze, vaak economisch rendabele, bedrijfsonderdelen van sociale werkbedrijven te privatiseren om zo de sociale werkbedrijven in omvang af te bouwen.

Deze ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat bestaand werk op termijn voor de brede doelgroep van de Participatiewet minder toegankelijk wordt. Een ander risico is dat de kwaliteit van de dienstverlening van de organisaties die geschikt werk aanbieden onder druk komt te staan doordat de instroom van medewerkers stagneert. Om ook in de toekomst passend werk voor de doelgroep te borgen en kwaliteit van dienstverlening aan opdrachtgevers te garanderen, kan samenwerking tussen sociale werkbedrijven onderling en tussen sociale werkbedrijven en private bedrijven een oplossing zijn.

Samenwerking tussen sociale werkbedrijven op het terrein van werk(gelegenheid) kan de acquisitiekracht van de bedrijven vergroten en de risico’s verkleinen die ontstaan door het terugvallen van de instroom. De samenwerking rondom werksoorten kan bijvoorbeeld gaan om het hanteren van een gezamenlijke tariefstructuur, gezamenlijke acquisitie van nieuwe klanten + afspraken over marktbereik zodat sociale werkbedrijven elkaar niet beconcurreren in aanbestedingstrajecten. Ook kunnen bedrijfsonderdelen omgevormd worden tot een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie waarbij ook marktpartijen betrokken kunnen worden.

Samenwerking tussen sociale werkbedrijven kan gericht zijn ook op de ontwikkeling van medewerkers. Ook op dit terrein zijn kwaliteitsslagen mogelijk die leiden tot een grotere professionaliteit op het terrein van scholing en training van schoolverlaters en werknemers uit de doelgroep. Samenwerking met onderwijsinstellingen ligt daarbij voor de hand. Over het vormgeven van een sluitende aanpak voor schoolverlaters door sociale werkbedrijven in samenwerking met het onderwijs heeft Cedris samen met SBCM de handreiking ‘Jongeren met een arbeidsbeperking aan het werk’ geschreven.

Bij privatisering van bedrijfsonderdelen en met private bedrijven in het kader van social return, worden afspraken gemaakt over instroom van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en overname van deze groep werknemers. De uitdaging is deze afspraken op de langere termijn duurzaam te verankeren. Om een gezonde transformatie van de oude SW-infrastructuur naar de private markt te ondersteunen, heeft Cedris samen met SBCM de publicatie ‘Van SW naar sociale firma’ gemaakt, met tips en adviezen uit de praktijk.

Toekomstbestendig aanbieden van intern/beschut werk 

Ook in de toekomst zal behoefte blijven bestaan aan beschutte werkplekken. Dit werk bestaat nu voor een belangrijk deel uit verpakkings-en assemblagewerkzaamheden. Het binnenhalen van voldoende werk is een continue uitdaging voor sociale werkbedrijven.

Uit de projecten blijkt dat er in de regio’s vaak overlap is in activiteiten van sociale werkbedrijven wat in een aantal gevallen tot onderlinge concurrentie en tot prijsdruk leidt. Daarom is winst te halen door het acquireren en organiseren van dit werk vanuit één (marketing)platform. Zo kan een sociale, herkenbare en attractieve propositie worden ontwikkeld met schaalvoordelen in de uitvoering zoals schaalbaarheid, flexibiliteit en organisatievermogen. Ook ontstaan nieuwe mogelijkheden om te acteren in niche-markten en kunnen opdrachten verdeeld worden naar capaciteit, behoefte en competentie van elke individuele SW organisatie. Daarbij kunnen de prijsdruk en kosten van de bedrijfsvoering worden gereduceerd. Tenslotte kan een gezamenlijk aanbod van sociale werkbedrijven rondom dit soort activiteiten een factor zijn die de aantrekkelijkheid van een regio als vestigingsgebied van bedrijven versterkt.

De hierboven genoemde optimaliseringsopties worden door sommige gemeenten beoordeeld als strijdig met de decentralisatie en hun streven naar lokale oplossingen. Dergelijke weerstand beperkt uiteraard de mogelijkheden van sociale werkbedrijven en leidt in sommige gevallen tot een geleidelijk ‘uitdoven’ van werksoorten die wél geschikt zijn voor de doelgroep. Zolang voor de nieuwe instroom voldoende alternatieven voor handen zijn, hoeft dit geen probleem te zijn, maar de verwachting is dat het massaal afstoten van groepsgewijs beschut werk, zal leiden tot een verminderde participatie van de meest kwetsbare doelgroep.

Ook beschut werk wordt genoemd als noodzakelijk instrument in de SER-verkenning over de sociale infrastructuur voor kwetsbare groepen binnen de Participatiewet. Over nut en de noodzaak staat een apart dossier over beschut werk op deze website.

Krachten bundelen in staffuncties en overhead 

Bij een aantal sociale werkbedrijven is onderzocht of er voordelen te behalen zijn door de krachten te bundelen in staf en overhead. Voor veel sociale werkbedrijven geldt dat zij hun ondersteunende taken met een relatief kleine staf moeten uitvoeren. Door taken te bundelen kan kennis vergroot worden, gaat de kwaliteit van de geboden ondersteuning omhoog en kan op onderdelen ook een efficiencyslag gemaakt worden. Daarnaast blijkt uit de verkenningen dat Sociale werkbedrijven ook hun gezamenlijke infrastructuur aan gebouwen en machines beter kunnen benutten door samen te werken. Voorwaarde hiervoor is wel dat de bedrijven geografisch gezien niet al te ver van elkaar liggen.

Spoor 3: optimalisering door samenwerking in de keten: een optimale weg naar participatie

Het derde spoor van het optimaliseringsprogramma, is in 2014 ingebed in het ondersteuningsprogramma van de Programmaraad, waarin Cedris samenwerkt met Divosa, UWV en VNG. Onder de titel ‘Een Optimale weg naar participatie’, hebben Cedris en Divosa in 2014 en 2015 kennis en instrumenten ontwikkeld over het optimaliseren van de keten van Werk en Inkomen. Dit biedt gemeenten en sociale werkbedrijven handelingsperspectief en inzicht in de consequenties van de beleidskeuzes. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat deze producten ondersteunend zijn bij de implementatie van de Participatiewet. Er zijn in het programma een optimale weg naar participatie vier producten opgeleverd die beschikbaar zijn via de website van de Programmaraad: www.samenvoordeklant.nl

Bij de ontwikkeling van de genoemde rapporten en instrumenten was steeds de vraag aan welke knoppen gedraaid kan worden om te komen tot de meest doelmatige inrichting van de uitvoeringspraktijk. Door informatie over de onderlinge samenhang van keuzes en (financiële) consequenties kunnen gemeenten beter geïnformeerd besluiten nemen over de inzet van middelen en de inrichting van processen.

Ook in 2017, nu we enkele jaren op weg zijn met de Participatiewet, zijn de ontwikkelde tools nog steeds relevant om focus te kiezen of te houden. Mocht u geïnteresseerd zijn in gebruik van of ondersteuning bij het gebruik van deze instrumenten, kunt u contact opnemen met de dossierhouder.

Wat doet Cedris?

Stimulering regionale samenwerking in 2017

Cedris stimuleert haar leden om de regionale samenwerking voortvarend op te pakken. Alleen door goed samenwerking, blijven sociale werkbedrijven een belangrijke partner in de arbeidsmarktregio’s. Cedris wil haar leden daarom graag ondersteunen bij het ontwikkelen en professionalisering van samenwerkingsarrangementen in de regio’s.

In 2015 kreeg de regionale samenwerking tussen sociale werkbedrijven een nieuwe impuls toen €30 mln. uit de motie Kerstens beschikbaar kwam. Per arbeidsmarktregio is een plan gemaakt om de transformatie en innovatie van de sociale werkbedrijven te bevorderen. De uitvoering van deze plannen heeft in 2015 en 2016 plaatsgevonden en het geheel is in maart 2017 geëvalueerd. Een dossier over dit sectorplan-SW staat elders op deze website.

Op 21 april vroeg de staatssecretaris Cedris om de lessons learned, goede voorbeelden en verkregen inzichten vanuit de uitgevoerde sectorplannen verder te verspreiden en uitwisseling tussen de regio’s te organiseren. Dit in het kader van de aanbevelingen van de SER om de regionale (kennis)infrastructuur op peil te houden door het delen van kennis en uitvoeren van projecten. Cedris heeft daarop een plan gemaakt waarin de opgedane kennis en ervaring bij de uitvoering van het sectorplan tijdens 10 regionale bijeenkomsten, gedeeld wordt. Daarbij kan aandacht worden besteed aan thema’s als:

  • LEAN bedrijfsvoering
  • grensoverschrijdend werken (bijv. voor de regio’s Limburg en Groningen)
  • nieuwe doelgroepen
  • de organisatie van shared service centers
  • cultuurverandering binnen bedrijven
  • arbeid als onderdeel van een WMO-zorgtraject
  • het organiseren van een lopende lijn tussen dagbesteding en beschut werk
  • samenwerking met onderwijsinstellingen (VSO-Pro / ROC)

Ook is er in dit plan ruimte voor actieve ondersteuning van 10 regio’s, aansluitend bij lopende initiatieven of voortbouwend op de sporen 1 en 2 van het ondersteuningsprogramma van Cedris aan haar leden. De ondersteuning kan variëren van actief advies en ondersteuning tot het maken van een analyse van de situatie per regio, het in kaart brengen van hulpvragen over detacheren, samenwerking, het bieden van beschut werk of de relatie met dagbesteding, WMO en wijkteams.

Uiterlijk 19 september 2017 hoort Cedris of er subsidie komt voor de uitvoering van dit plan.